Trong thời đại số hóa, việc đăng ký tạm trú và lưu trú online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý cư dân và khách thuê. Đặc biệt, với các tòa nhà, chung cư, căn hộ cho thuê – việc quản lý thông tin cư dân, khách Việt Nam và khách nước ngoài là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định.
Bài viết này Nguyễn Thế Nam chia sẻ cẩm nang hướng dẫn chi tiết trong việc quản lý tòa nhà:
- Đăng ký tạm trú online cho khách Việt Nam
- Cập nhật thông tin lưu trú của khách nước ngoài
- Thực hiện đúng quy trình, tránh sai sót khi nộp hồ sơ
Vì sao cần đăng ký lưu trú online?
✅ Tuân thủ quy định pháp luật:
Mọi công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài ở lưu trú ngoài nơi thường trú đều phải khai báo tạm trú.
✅ Giảm rủi ro pháp lý:
Khi kiểm tra hành chính, nếu tòa nhà không có danh sách tạm trú được duyệt, chủ đầu tư và quản lý có thể bị xử phạt hành chính.
✅ Tiện lợi và minh bạch:
Toàn bộ thông tin được lưu trữ trên hệ thống điện tử, dễ tra cứu, tránh thất lạc hồ sơ giấy.
✅ Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của tòa nhà:
Hệ thống quản lý lưu trú tốt giúp tăng uy tín, đặc biệt với khách thuê là chuyên gia nước ngoài hoặc khách thuê dài hạn.
Quy trình đăng ký tạm trú online cho khách Việt Nam
🔹 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Chủ Nhà:
Sổ hồng bản phototo công chứng không quá 6 tháng, bản sổ hồng file hình ảnh PDF, giấy phép kinh doanh
- Khách hàng:
Ghi thông tin tờ khai báo lưu trú CT01, hợp đồng thuê,
🔹 Bước 2: Truy cập trang đăng ký
Vào website chính thức: https://dichvucong.bocongan.gov.vn thông qua ứng dụng Vneid
🔹 Bước 3: Thực hiện đăng ký
Trong phần “Nộp hồ sơ trực tuyến”, chọn lĩnh vực “TTHC – Đăng ký tạm trú” → Tìm kiếm → Nộp hồ sơ.
Nhập đầy đủ thông tin khách thuê:
- Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND
- Số điện thoại
- Địa chỉ nơi lưu trú
- Thời gian tạm trú
- Hình ảnh hồ sơ chủ nhà (sổ hồng, GPKD bản sao công chứng không quá 6 tháng)
- Tờ khai báo CT01
- Hợp đồng cho thuê
⚠️ Lưu ý:
Quản lý tòa nhà phải nhập đầy đủ và chính xác thông tin khách hàng. Nếu thiếu thông tin, hồ sơ sẽ bị trả lại.
NỘP HỒ SƠ & THANH TOÁN PHÍ
🔹 Bước 4: Kiểm tra và duyệt hồ sơ
Sau khi nộp, hệ thống sẽ xử lý trong 7–10 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ được duyệt: nhận kết quả online (hoặc bản giấy yêu cầu tại công an phường).
- Nếu bị từ chối: xem thông tin bị từ chối và bổ sung lại hồ sơ và nộp lại.
Quy trình nhập thông tin khách nước ngoài
Đối với khách nước ngoài lưu trú tại căn hộ, chung cư hoặc khách sạn, cần thực hiện trên cổng riêng của Bộ Công An:
🔹 Bước 1: Truy cập trang đăng ký
Vào website: https://danang.xuatnhapcanh.gov.vn ( tuỳ từng địa phương sẽ có tên địa phương trước dấu chấm đầu tiên như ví dụ trên là của Đà Nẵng)
🔹 Bước 2: Tạo tài khoản quản lý
Trưởng phòng hoặc giám đốc quản lý tòa nhà tạo tài khoản chính cho đơn vị.
QLTN kích hoạt tài khoản phụ để thực hiện việc nhập thông tin lưu trú cho khách.
🔹 Bước 3: Đăng nhập hệ thống
Chọn mục “Quản lý khách” → “Thêm mới”
Nhập thông tin theo hướng dẫn:
- Họ tên khách
- Số hộ chiếu, quốc tịch, giới tính
- Ngày nhập cảnh, visa, địa chỉ tạm trú
- Thông tin check-in/check-out theo hợp đồng
💡 Mẹo nhỏ:
Nếu khách gia hạn visa lưu trú, nhớ cập nhật lại thông tin 1 lần nữa để tránh bị trôi dữ liệu, nhập theo ngày hết hạn visa của khách. Ngoài ra nếu kinh doanh ngắn hạn và người nước ngoài cần giấy ANTT, PCCC để đảm bảo pháp lý
Lưu đồ quy trình đăng ký lưu trú (tổng hợp)
Lưu đồ này giúp nhân viên nắm rõ thứ tự công việc, tránh bỏ sót các bước quan trọng khi thao tác online.
Một số lỗi thường gặp & cách khắc phục
| Lỗi thường gặp | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
| Hồ sơ bị trả lại | Thiếu thông tin hoặc sai cú pháp | Kiểm tra kỹ số CCCD, ngày sinh, địa chỉ, và hình ảnh hồ sơ |
| Không gửi được hồ sơ | Định dạng file ảnh quá nặng | Giảm dung lượng ảnh trước khi upload |
| Không nhận được thông báo duyệt | Nhập sai email hoặc chưa kiểm tra hộp thư rác | Kiểm tra lại email đăng ký và mục spam |
| Bị trôi dữ liệu khách nước ngoài | Không cập nhật khi khách gia hạn | Nhập lại thông tin trước ngày hết hạn lưu trú |
Kinh nghiệm thực tế khi vận hành tòa nhà
- Chuẩn hóa thông tin ngay khi khách ký hợp đồng: yêu cầu khách cung cấp CCCD hoặc hộ chiếu rõ ràng, tránh nhầm lẫn.
- Phân công nhân viên phụ trách đăng ký lưu trú: giúp công việc diễn ra nhanh, có người chịu trách nhiệm cụ thể.
- Theo dõi hồ sơ qua lịch trình hàng tuần: để đảm bảo hồ sơ không bị trễ hạn.
- Lưu trữ dữ liệu online & offline: vừa tiện kiểm tra vừa tránh mất dữ liệu khi hệ thống lỗi.
Kết luận
Việc đăng ký lưu trú online không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là giải pháp quản lý thông minh cho các tòa nhà hiện đại.
Một hệ thống vận hành tốt bắt đầu từ việc minh bạch và kỷ luật trong từng khâu nhỏ — từ đăng ký tạm trú đến nhập thông tin khách quốc tế.
💬 Nếu bạn đang quản lý tòa nhà, hãy bắt đầu chuẩn hóa quy trình đăng ký lưu trú ngay hôm nay để vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp và tránh rủi ro pháp lý trong tương lai. Đăng ký ngay Nam sẽ gửi bộ quà tặng tổng hợp những cẩm nang quản lý tòa nhà cho Anh/Chị.
Xem thêm: Thuế cho thuê căn hộ thay đổi toàn bộ- Chủ nhà cần làm gì?
